التخطيط

التخطيط
يعد التخطيط من الوظائف القيادية المهمة في الإدارة ، والتي يجب النهوض بها ، ولا ينتهي إلا بتحقيق الهدف ، وقد وردت عدة تعاريف للتخطيط منها:

عرف عبد العزيز سليمان التخطيط في كتابه " الإدارة المدرسية في ضوء الفكر الإداري الإسلامي المعاصر" بأنه : التدبير الذي يرمي إلى مواجهة المستقبل بخطط معدة سلفا ، لتحقيق أهداف معينة في إطار زمني محدد.
كما عرف التخطيط بأنه : عمل ذهني يعتمد على التفكير العميق والرؤية الصائبة التي يستخدمها المخطط في رؤية حاضره ومواجهة مستقبله.
وعرف أيضا بأنه النشاط الإداري الذي يقوم على تحديد الأهداف والأعمال والأنشطة الواجب القيام بها لتحقيق تلك الأهداف ، وحصر الموارد اللازمة لكل نوع من أنواع النشاط، وحصر الموارد المتاحة للتنظيم ، ورسم برامج العمل لتنمية الموارد واستغلال ، المتاح منها في فترة زمنية محددة.
باستعراض التعريفات السابقة للتخطيط يتضح أن هذه التعريفات تتفق في جوهرها على أن التخطيط ما هو إلا اتخاذ قرار مسبق حول ماذا نعمل، وكيف نعمل ، ومتى نعمل ، ومن الذي يعمل ، كما توضح أن عملية التخطيط تشمل عددا من الخطوات المنطقية وهي :
1- تحيد مسبق للأهداف.
2- وضع سياسات وقواعد لتحقيق الأهداف.
3- وضع واختيار البدائل المناسبة لتنفيذ الأهداف.
4- تحديد الإمكانات المتاحة.
5- تحديد كيفية توفير الإمكانات غير المتوفرة.
6- وضع البرامج الزمنية اللازمة لتنفيذ الهدف.

وتشكل هذه الخطوات في مجملها المقومات الأساسية لعملية التخطيط وهي: الأهداف ، ا لسياسات ، الإجراءات ، الميزانيات ، البرامج.
والتخطيط في الإسلام لا يخرج عن المفهوم السابق ، حيث يراد به ( الإعداد للمستقبل).
وهو على خلاف ما يعتقد البعض من أنه مناف للتوكل ، وعلم بالغيب ، بل إنه من صميم المبادئ الإسلامية ، ويأتي في مقدمة الأمور التي حث عليها الإسلام ، قال الله تعالى " وأعدوا لهم ما استطعتم من قوة ومن رباط الخيل".، وفي سورة يوسف نجد يوسف عليه السلام يضع خطة اقتصادية طويلة الأجل على مدى 14 عاما.



مقومات التخطيط :
1- الأهداف : ويقصد بها الغايات أو النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبل ، حيث يعتبر تحديد الأهداف عملية ضرورية لتسيير النشاطات ، وبدونها يصبح التخطيط لا معنى له ، كما إن تحديد الأهداف لا يحقق أغراضه إلا إذا توافرت في الهدف عدد من الصفات والمميزات وهي :
أ ـ الوضوح : لا بد أن يكون الهدف الذي يراد تحقيقه واضحا لمن يقوم بوضع الهدف وكذلك لمن يقوم بتنفيذه ( العاملين ) وذلك بالتعبير عن الأهداف بصورة كمية , ويتم تعريف العاملين بالأهداف عن طريق عمل لقاءات بين المدراء والعاملين ، وبهذا يمكن القول أن تحديد الهدف ووضوحه يحقق عددا من المزايا وهي :
1- يساعد على توحيد الجهود الجماعية لتنفيذ الأهداف.
2- مساعدة إدارة المنظمة في القيام بوظائفها الأخرى.
3- وضع المعايير اللازمة للأداء لسرعة تحديد الانحراف وتصحيحه.
4- تنسيق العمل بين الأفراد بشكل واضح محدد.

ب ـ القناعة بالهدف:من حيث أهميته وجدواه، وتأتي من الفهم الصحيح للهدف، وكلما زادت القناعة بالهدف زادت درجة حماس العاملين نحو تحقيقه.
ج ـ الواقعية في الهدف : ويقصد بها إمكانية تحقيقه في الواقع العملي ، وذلك بان يكون متناسبا مع الإمكانات المادية والبشرية المتوفرة ، ومعبرا عن حاجات العمل.
د ـ التناسق والانسجام: وذلك بان تكون الأهداف الموضوعة متناسقة مع بعضها البعض ، بحيث يسهل تنفيذها ، فأي تعارض بين الأهداف سيؤثر على مسيرة الخطة ، مما يحدث نوعا من الإرباك للعمل.
هـ ـ مشروعية الهدف : ويقصد بها مدى ملاءمة الهدف للقيم والمثل والتقاليد المرعية في المجتمع ، وكذلك مراعاته للأنظمة واللوائح والسياسات.
و ـ القابلية للقياس : حتى تتمكن الإدارة من التأكد من تحقيق الأهداف بالكفاءة والفاعلية المطلوبة ، فإنه يجب على المخطط ترجمة الأهداف إلى وحدات قابلة للقياس ، وألا تكون مجرد كلمات ، لا يوجد تحديد لمدلولها ، مما يساعد على عمل التعديلات اللازمة في ظروف التنفيذ ، وتخضع الأهداف للمقاييس التالية :
1- قياس زمني : أي تحديد فترة زمنية محددة لإنهاء العمل المطلوب .
2- قياس كمي : أي تحديد الكمية التي يراد تنفيذها خلال فترة معينة.
3- قياس نوعي : تحديد النوعية التي يجب أن يظهر عليها الأداء خلال فترة التنفيذ.

2-السياسات : ويقصد بها مجموعة المبادئ أو القوانين التي تحدد أسلوب التصرف نحو تحقيق الأهداف أو الغايات المرجوة ، ويشترط فيها الوضوح ، التناسق والانسجام، الاقتناع والقبول، المرونة ، المشروعية ، الشمولية ، الكفاية ، وتحديد كيفية تحقيق الأهداف بوضع السياسات أمر له مجموعة من المزايا وهي :
أ ـ تحقيق نوع من الثبات واستقرار ، وذلك بتوضيح منهاج العمل للرؤساء والمرؤوسين.
ب ـ تحقيق نوع من التناسق والانسجام بين الجهود المختلفة ، مما يقلل من الانحرافات في تنفيذ الخطط.
ج ـ توفير الوقت والجهد للعاملين نظرا لوجود سياسات محددة سلفا تساعد الإدارة في تحديد الطرق التي يجب اتباعها عند التنفيذ.
د ـ إيجاد نوع م الرقابة على أساليب التنفيذ نظرا لوجود قواعد ومبادئ محددة وواضحة تحكم اختيار هذه الأساليب.
3-الإجراءات : ويقصد بها تحديد الخطوات التي يجب اتباعها لتحقيق الأهداف ، فمثلا إجراءات التطبيق تتطلب مجموعة من الخطوات والمراحل التي يجب على طالب الوظيفة المرور بها بدء من تعبئة نموذج الطلب ، ويشترط فيها الدقة والوضوح ، والبساطة والسهولة ، والمرونة ، والتناسق والانسجام ، وتحديد الإجراءات يلتقي في مزاياه مع مزايا تحديد سياسات العمل.
4-الميزانيات : وتشمل تسجيلا للالتزامات المستقبلية لتحقيق الأهداف ، وترجمة السياسات على شكل أعداد رقمية تكون أساسا لسير العمل.
5-البرامج : وتتضمن البيانات الخاصة بمجموعة الأنشطة الواجب القيام بها بإعداد جدول زمني يحدد الوقت النسبي لأعمال البرنامج.

منشأ الاهتمام بالتخطيط:
إن الاهتمام بالتخطيط جاء نتيجة للظروف المتغيرة التي تواجه رجال الأعمال ، وسرعة التغيير في هذه الظروف ، وقد وجد أنه من الأفضل معرفة هذه الظروف واتجاهاتها من أجل تحقيق المخاطر الناتجة عن عدم معرفتهم بهذه الظروف.

أهمية التخطيط:
التخطيط أمر لازم وحيوي لنجاح المؤسسة لأنه يعود بفوائد عديدة ، ذكرها نادر أحمد أبو شيخة في كتابه " إدارة الاجتماعات".
1- يعمل على إبراز الأهداف بصورة واضحة ، تساعد على توضيح الرؤية وتوجيه الجهود ، لأنه بدون ذلك يحصل ضياع في الجهود والوقت وفوضى في الاتجاه.
وفي هذا الصدد يشير بيتر إلى أن عدم وجود جهود تخطيطية كافية ، وعدم وجود أهداف واضحة ينتج عنه ضياع جهود العاملين في المنظمة ، وضياع الوقت ، كم تغلب الفوضى على الجهود الجماعية.
2- يحدد مراحل العمل والوقت اللازم لإنجاز كل مرحلة مما يساعد في الوصول إلى الهدف.
3- يمكن من التنبؤ بالمشاكل والمعوقات التي قد تعترض سير العمل ، مما يدعو للاستعداد ومواجهة هذه المشاكل قبل حدوثها.
4- يسهل من عملية التقويم عن طريق مقارنة الإنجاز الفعلي لأهداف العمل من المعيار المحدد في خطة العمل.
5- يعمل على رفع كفاءة المنظمة ويزيد من فعاليتها.
لهذا يعتبر التخطيط من العمليات الهامة والضرورية والتي يجب على مدير المدرسة أن يعطيه الوقت والجهد اللازمين ، ذلك أن التخطيط لأي عمل من الأعمال يمثل حجر الزاوية من حيث كونه المنهج العلمي الذي يرسم صورة العمل ، وكافة فعاليات المنظمة ونتائجها تعتمد اعتمادا كليا عليه ، ولأن غياب التخطيط يعني ترك الأمور وشأنها تتم بطريقة ارتجاليه ينتج عنه تخبط في الجهود وانحراف في المسارات السليمة ، وانعدام في الضوابط التي تحكم قواعد سير العمل.

أنواع التخطيط:
للتخطيط أنواع متعددة ، تتفاوت وفق عدد م المعايير وهي الفترة الزمنية ، المستوى الإداري ، النطاق ( التفصيل ) ، المكان.
أولا : أنواع التخطيط حسب الفترة الزمنية:
1- التخطيط بعيد المدى : ويغطي فترة زمنية أكثر من (5)سنوات.
2- التخطيط متوسط المدى : ويتراوح ما بين سنتين إلى (5) سنوات.
3- التخطيط قصير المدى : أقل من سنتين.
ومن مميزات التخطيط قصير المدى أنه يمكن تقييمه بسهوله، أما طويل المدى فإنه أكثر عرضة للأخطاء ، لأنه من الصعب التنبؤ بالظروف التي يحتمل أن تسود المستقبل نتيجة لطول المدى.
ثانيا : أنواع التخطيط حسب المستويات الإدارية:
1- التخطيط على مستوى المشروع ككل ( الخطط الإستراتيجية، والأساسية).
2- التخطيط عل مستوى الوحدات ( الخطط ألأساسية للوحدات).

ثالثا: أنواع التخطيط حسب المكان:
1- خطط إقليمية.
2- خطط محلية.

رابعا: أنواع التخطيط حسب النطاق:
1- التخطيط الشامل : على مستوى الدولة ككل.
2- التخطيط الجزئي: يتناول مجالا معينا كالتعليم ، الطب ..........

خصائص التخطيط:
1- يتعلق دائما بالمستقبل.
2- عملية مستمرة مكونة من مجموعة من القرارات المتداخلة التي تشمل تحديدا ومراجعة للمهمة الأساسية للمشروع.
3- يتطلب التخطيط وجود فلسفة معينة للإدارة ، وتكوين اتجاهات معينة ، فلكي يمكن أداء عملية التخطيط بفعالية ، فإنه من الضروري اقتناع الإدارة بضرورة التخطيط كعملية مستمرة .
4- التخطيط ليس محاولة للتخلص من المخاطر ، وإنما يهدف المدير عند قيامه بالتخطيط إلى فهم طبيعة المخاطر التي تواجه المشروع، ويقوم باختيار البدائل التي تؤدي إلى تحقيق الأهداف المرجوة بطريقة تؤدي إلى تقليل مستوى المخاطر.

المبادئ العامة للتخطيط الشامل ( شروط التخطيط السليم):
1- العلمية : أي تطبيق التخطيط على أساس علمي يبنى على الفهم الكامل للقوانين الموضوعية .
2- الإيجابية : يسعى إلى تحقيق وإحداث تغييرات جذرية.
3- الالتزام: طالما وضعت خطة فإنها تصبح ملزمة للجميع ، ويعاقب من يخالف الاتجاهات العامة الواردة بالخطة.
4- المرونة : قابلية الخطة للتعديل المستمر حسب الظروف المتغيرة.
5- الواقعية: أن تكون الأهداف الموضوعة قابلة للتطبيق ، بحيث تتفق مع الإمكانات المادية والبشرية المتاحة.
6- الاستمرارية : يصبح التخطيط صفة من صفات المؤسسة ، وليس عارضا نتيجة لظروف عارضة ، ويؤكد مبدأ ألاستمرارية وجود خطط طويلة ، ومتوسطة ، وقصيرة المدى.
7- المتابعة والتقويم : الوقوف على نواحي القوة والضعف في الخطة الموضوعية.

مجالات العمل في التخطيط التعليمي:
تتركز محاور التخطيط التعليمي في : التلميذ ، المعلم ، المنهج ، الخطة الدراسية ، المدرسة .

مجالات التخطيط في الإدارة المدرسية:
من مستلزمات العمل المدرسي أن تعد الإدارة المدرسية تخطيطا شاملا لسياسة العمل في العام الدراسي ، والتي تتضمن:
1- سياسة قبول الطلاب في العام الدراسي الجديد من حيث أعدادهم وشروط التحاقهم.
2- أعضاء هيئة التدريس من حيث أعدادهم اللازمة للعمل المدرسي.
3- سياسة المدرسة بالنسبة للاختبارات الشهرية أو الفصلية.
4- النظام المدرسي المتبع أثناء العام الدراسي ، وكيفية معاملة الطلاب .
5- مدى استيعاب المبنى المدرسي للطلاب الجدد والمقيدين ، وحالة المبنى ، ومدى صلاحيته وكفايته.
6- الجهاز الإداري اللازم للعمل المدرسي ، وكذلك المستخدمين والعمال اللازمين للعمل.
7- النواحي المالية وما تشمله من اعتمادات ومخصصات لميزانية المدرسة ، وأوجه النشاط.
8- مستلزمات المدرسة من الكتب والأدوات المدرسية ، والأثاث المدرسي.

يعطيك العافيه خيوو

جزيت خيراً وبورك مسعاك

مشكور يعطيك العافيه